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Robotic Process Automation y las 7 pérdidas de la filosofía Lean

Jidoka y las 7 pérdidas

Aquellas ineficiencias del día a día en la oficina, representan costes significativos en las empresas. RPA (Robotic Process Automation), añade valor al reducir drásticamente estas pérdidas.

En un entorno global en que la eficiencia y competitividad son vitales, por no decir críticos, la filosofía de Lean Manufacturing y herramientas como Robotic Process Automation se convierten en unos aliados imprescindibles que nos van a permitir gestionar con enorme éxito los grandes retos relacionados con costes, calidad y nivel de entrega de nuestros productos y servicios.

Y te preguntarás ¿Qué es Lean Manufacturing? Lean (esbelto, ágil) Manufacturing es una metodología de trabajo simple y efectiva que tiene su origen hace algo más de 50 años en Japón, cuyo objetivo es incrementar la eficiencia productiva en todos los procesos a partir de la implantación de la filosofía KAISEN de mejora continua. El concepto Lean Office adapta este modelo de mejora continua de la producción a las áreas de administración y entornos de oficina bajo la misma filosofía de incremento de la productividad.

Un gran porcentaje de la cuenta de resultados de una empresa está relacionada con los costes directos e indirectos. La aplicación de la filosofía Lean ayudará a encontrar modos de reducir esos costes mediante la eliminación de los despilfarros e ineficiencias en la organización, objetivos prioritarios.

Según el INC (Instituto Nacional de Consumo de España), más del 70% de las quejas de clientes (internos y externos) se deben a problemas en el servicio y gestión de procesos administrativos: tiempos de espera, errores en el ingreso de datos, pérdida de documentación, errores de facturación, problemas de comunicación, etc.

En el ámbito Lean, entendemos como “desperdicio” todo aquello que no contribuye a aportar valor al cliente. Así, se identifican 7 tipos de “desperdicios” o despilfarros (en japonés Muda 廃棄物) que son: sobreproducción, tiempo de espera, transporte, exceso de procesado, inventario, movimiento, defectos. Se considera como el despilfarro 7+1, el potencial humano infrautilizado.

Veamos en detalle cada uno de ellos:

Pérdidas por sobreproducción

El desperdicio por sobreproducción se manifiesta cada vez que se decide realizar algo que todavía no ha sido solicitado por el cliente (interno o externo), o se produce en una cantidad superior a la necesaria. Desarrollar actividades antes de que se pidan o hacerlas demasiado rápido no mejora la eficiencia.

Pérdidas por esperas

La pérdida por esperas se manifiesta cada vez que una persona o proceso no desarrolla ningún trabajo, quedando a la espera de un acontecimiento subsiguiente porque la manera de cómo está organizado el trabajo no se lo permite.

Pérdidas por transporte

En un servicio se desarrollan numerosas actividades de transporte, tanto de equipos como de personas. A menudo, en un ambiente de oficina, se subestiman estas actividades, a pesar de que los trabajadores malgasten una parte importante de su tiempo en la búsqueda y traslado de materiales o documentos.

Pérdidas por exceso de procesamiento

En la prestación de un servicio en áreas administrativas habitualmente se realizan operaciones que esconden grandes desperdicios, generalmente debido a la falta de precisión de los procesos, o tecnologías e instalaciones inadecuadas. Por ejemplo, la inclusión de fases de control dentro de un proceso para comprobar la calidad de las actividades. Esta actividad de control, muchas veces inútil, es incluida en muchas fases de los procesos, sin analizar el origen de donde se genera el problema.

Pérdidas por inventario

Inventario lo identificamos como todo lo que se queda parado en espera de ser utilizado en una actividad, ya sean personas, documentos, o materiales. Durante todo el tiempo que no se utilizan, obviamente, no se añade ningún tipo de valor. Es bueno relacionar este desperdicio con el factor tiempo. El tiempo es un recurso de valor en las actividades de servicio.

Pérdidas por movimientos

Muchas veces el concepto de trabajo lo confundimos con el de movimiento. El trabajo útil es un tipo especial de movimiento que produce valor. En la oficina, el desplazarse a la fotocopiadora, buscar un documento en la mesa de un compañero, coger documentos que tendrían que estar al alcance de la mano, y los movimientos entre aplicaciones y sistemas informáticos, son despilfarros bastante comunes.

Pérdidas por errores

Este desperdicio se manifiesta cuando se desarrollan actividades de forma incorrecta y que por lo tanto, deben repetirse o requieren corrección. El incumplimiento de los estándares de calidad solicitados por el cliente, casi siempre conlleva gastos financieros, además de comprometer la imagen. Este despilfarro es considerado el peor de todos.

Pérdidas por potencial humano infrautilizado

Aunque con cierta polémica en el mundo de la automatización, últimamente se ha considerado el desaprovechamiento del talento humano como el octavo desperdicio. Éste, se refiere a no utilizar la creatividad e inteligencia de la fuerza de trabajo, para eliminar desperdicios y mejorar la calidad de los servicios.

A pesar que los conceptos Lean han sido más fácilmente entendidos y aplicados en entornos de producción (Lean Manufacturing), muchos directivos no han comprendido que la filosofía Lean es una herramienta muy potente para la optimización de cualquier tipo de proceso empresarial.

Otro de los pilares de la filosofía Lean es Jidōka (自動化) término japonés que significa ‘automatización con un toque humano’. Conscientes de su significado al darle nombre a nuestra plataforma, creemos que la estrategia Lean de mejora continua en la oficina debe estar apoyada en los sistemas de información, conjuntamente con soluciones Robotic Process Automation (RPA), que facilitarán su implementación y escalabilidad.

Con RPA, cualquier proceso repetitivo y bien definido, que utilice programas y aplicaciones informáticas, puede ser ejecutado por robots software Jidoka, mejorando el flujo de trabajo, la comunicación efectiva y la organización de la documentación, con vistas a desarrollar procesos más ágiles, eficientes y productivos, que puedan mejorar la efectividad de los equipos de trabajo, reducir drásticamente o eliminar los costes de la no calidad y mejorar el nivel de servicio proporcionado a los clientes (internos y finales). La cantidad de tareas procesadas no es comparable a lo que un trabajador puede hacer manualmente. Por ejemplo, en un departamento de recursos humanos los robots software pueden realizar de manera efectiva y en cuestión de segundos, la tramitación de infinidad de tareas repetitivas que implican el uso de aplicaciones y sistemas informáticos, como por ejemplo las altas laborales, pagos de nómina, etc., reduciendo considerablemente la tasa de errores, tiempos de espera, movimientos y a su vez permite la reasignación del personal a tareas más productivas.

Hoy en día, los robots software están siendo utilizados de forma efectiva en empresas de diversos sectores. Los primeros en utilizar esta tecnología han sido el sector BPO y Contact Center incluyendo varios procesos de gestión de clientes (actualización de datos, manejo de reclamaciones, etc); y en los últimos años, sectores como la banca y seguros, se encuentran robotizando muchos de sus procesos de cara a la transformación digital que están atravesando.

Es importante destacar, que su implantación, se lleva a cabo en semanas y se traduce rápidamente en rentabilidad al mejorar la eficiencia del negocio con un retorno de la inversión superior al 150% en el primer año, con crecimientos exponenciales en los años siguientes.

Conclusión

La filosofía Lean y RPA se complementan al ofrecer gran valor y excelente retorno a la inversión. RPA resuelve los grandes retos de iniciativas Lean o Six Sigma haciéndolos mucho más efectivos sin afectar los sistemas de información existentes o generando grandes costes en su implementación. La plataforma Jidoka de Robotic Process Automation no es solamente tecnología, sino una herramienta que lleva la filosofía Lean al siguiente nivel.

Arthur Clark
Arthur Clark
International Business Development Manager - Jidoka

2 Comments

  1. Claudio dice:

    Estimado Arthur, primero que todo muchas gracias por tu generosidad en la entrega de información respecto a este tema. En este artículo sólo me queda una duda, ¿cómo es que adelantar trabajo o hacerlo más rápido (sobreproducción), generearía ineficiencia?. Un abrazo. Claudio.

    • Arthur Clark Arthur Clark dice:

      Hola Claudio
      La teoría es que todo lo que se acumula (sobreproducción = más inventario = más coste) , genera ineficiencia en la cadena.
      Espero que así sea más claro.
      Arthur

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