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RPA vs BPA: dos enfoques para… ¿Un mismo objetivo?

Una de las cuestiones habituales a las que nos enfrentamos en Jidoka durante la “evangelización” inicial de nuestros clientes, es explicarles las diferencias que hay entre proyectos de automatización de procesos de negocio, conocidos por sus siglas BPA (Business Process Automation), y la automatización con enfoque RPA (Robotic Process Automation).

Para nosotros hay claramente dos importantes diferencias que son:

1. Alcance:

  • En la automatización de procesos BPA el objetivo en cuanto a alcance es definir un nuevo mapa de procesos en la organización, incluyendo la reingeniería de los mismos, analizando técnicamente el impacto de los sistemas de información, especialmente en el área de integración a distintos niveles como BPM (Business Process Management) o SOA (Service Oriented Architecture). Incluso, de esa reingeniería de procesos, se puede identificar la necesidad de desarrollar o adquirir nuevas aplicaciones o añadir funcionalidad a sistemas ya existentes (desarrollos evolutivos).
  • En la automatización RPA el objetivo no es cambiar los procesos ni los sistemas existentes, ni introducir nuevos sistemas, sino utilizar las aplicaciones que ya existen siguiendo el proceso de negocio que ya está implantado en la organización. Es decir, los sistemas serán utilizados por los robots software en lugar de ser las personas las que los usen. Lógicamente al introducir un robot software en un proceso de negocio puede que cambie la operativa del mismo pero suelen ser cambios menores. Lo que generalmente no cambian son los sistemas de información.

2. Duración:

  • Los proyectos de BPA, y más especialmente la reingeniería de procesos, son proyectos en los que se necesitan meses sólo para obtener el nuevo mapa de procesos y años para la construcción o adaptación de los sistemas de información. Son proyectos donde el ROI es muy bajo, es decir, se tardan años en recuperar la inversión, si llega a recuperarse. Son proyectos que determinados clientes han realizado, y que, tras años invirtiendo mucho tiempo y dinero, no han conseguido los resultados deseados, con el malestar del cliente con el proveedor.
  • La automatización RPA es un proyecto de semanas de duración para identificar los procesos a automatizar, de semanas para construirlo y de semanas para desplegarlo. Aun llegando a tener un amplio catálogo de procesos, utilizando un enfoque iterativo, en semanas el cliente puede tener el primer robot operativo y recuperar la inversión en pocos meses, con un ROI muy alto.

 

Dos enfoques para alcanzar un mismo objetivo con estrategias e impactos diferentes

 

A un nivel muy estratégico sí podríamos pensar que ambos enfoques tienen un mismo objetivo, optimizar los procesos de negocio de una empresa, pero con estrategias de implementación e impacto en sistemas muy diferentes:

  • El enfoque BPM (Business Process Management) o SOA (Service Oriented Architecture) requiere el estudio pormenorizado de los procesos y sistemas de una empresa para posteriormente crear un conjunto de soluciones a medida que transformen la gestión de la compañía y provean de una infraestructura de negocio sólida. Cualquier cambio o actualización del proceso, requiere de desarrollos e integraciones, en muchas ocasiones realizadas a medida.
  • Por su parte, el enfoque RPA se centra en procesos bien definidos que ya han sido optimizados por humanos. Al trabajar a nivel de interfaz de usuario, utilizando las aplicaciones ya existentes, no requiere de costosas integraciones a nivel de APIs o bases de datos, por lo que su implementación, además de rápida, es flexible ante cambios y actualizaciones.

Podemos decir que una solución BPM busca una nueva manera de realizar los procesos modificando o añadiendo sistemas de información, mientras que una solución RPA mantiene los procesos y las aplicaciones, añadiéndole velocidad y fiabilidad.

 

El workflow de proceso es un elemento clave en cualquier proyecto de automatización

 

Ambos enfoques, BPM y RPA, sí comparten una pieza vital en el análisis y construcción del software, el concepto de workflow (puedes consultar aquí la definición de Workflow según la WfMC – Workflow Management Coalition) con las siguientes diferencias: en BPM el workflow está más centrado en la comunicación entre los sistemas y aplicaciones mientras que en RPA el workflow representa la secuencia de tareas que realiza el humano. Para supervisar la actividad del robot puedes utilizar la consola Jidoka que permite visualizar gráficamente el workflow y la tarea exacta que está realizando el robot en cada momento.

Asimismo, el programador de robots, también utiliza la consola Jidoka para diseñar el workflow, donde cada acción, tiene una correspondencia con la secuencia de código que el robot debe ejecutar.

Por último, señalar que ambos enfoques no están reñidos sino que se complementan. Jidoka es una solución que se integra con “pantallas” pero también con sistemas del cliente vía BPM/SOA, utilizando nuestro SDK, siempre que exista un API para comunicar el robot y el sistema. De no ser así, la “integración” se realizaría imitando las acciones de una persona, de nuevo, mediante un robot Jidoka. A su vez, un proyecto RPA puede abrir las puertas a la adquisición de nuevas soluciones (como un CRM/ERP), la necesidad de integración de sistemas en el ámbito de BPM/SOA o incluso poner en evidencia que se necesitan otros enfoques innovadores como el de CEP (Complex Event Processing).

Víctor Ayllón
Víctor Ayllón
CEO de Jidoka. Socio fundador de Novayre, empresa tecnológica apasionada por la innovación software y la automatización. Desde los años 80 con un ZX Spectrum como compañero de juegos y en los 90 compañero de trabajo.

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